Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Raami Nordic Oy Ab (0795974-0)
Harjutie 23, 31760 Urjala, Finland
www.raami.fi

Yhteyshenkilö

Petteri Huhtala
petteri.huhtala@raami.fi

Rekisterin nimi
Raami Nordic Oy Ab:n asiakas-, työntekijä- ja markkinointitietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Tietoja voidaan tämän lisäksi käsitellä muiden tilausten, luototuksen, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumien osallistumisen sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Näiden lisäksi henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla työsuhde tai työsuhteeseen verrattavissa oleva liikesuhde ja/tai sopimussuhde.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän sopimuksen täyttämiseksi. Asiakassuhteen päätyttyä tietoja säilytetään 12 kk, jotta voimme taata asiakkuuteen liittyvät jälkityöt. Markkinointirekisterin henkilötietoja säilytetään 6 kk sen jälkeen, kun henkilötieto ei ole enää tarkoituksenmukaisessa käytössä.

Työsuhteeseen tai työnhakuun liittyviä tietoja säilytetään 12 kk työnhaun päättymisen tai työsuhteen purkautumisen jälkeen. Lain mukaan työnantajan velvoitteet täyttääkseen työsopimukset tulee säilyttää 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen henkilötiedot vanhoista työntekijöistä poistetaan. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän markkinointiluvan antaneita, asiakkaita ja työntekjiöitä.

a) Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten yrityksen tai yhteisön nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli).

b) Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

c) Rekisterinpitäjän käyttämien palveluiden tai muiden lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut.

d) Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

e) Rekisterinpitäjän kanssa työsuhteessa olevan henkilön nimi, sähköposti, yhteystiedot henkilötunnus, allergiatiedot ja muut työsuhteeseen liittyvät henkilötiedot.

g) Rekisterinpitäjän kanssa omistusuhteessa olevat henkilöt esimerkiksi osakaslista. Tietoja voivat olla henkilön nimi, sähköposti, yhteystiedot henkilötunnus, allergiatiedot ja muut omistussuhteeseen liittyvät henkilötiedot.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internetsivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästeiden käytön poiskytkemisen. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Käytämme kävijäanalytiikkaan Google Analytics-järjestelmää. Google Analytics käyttää evästeitä auttaakseen verkkopalvelua analysoimaan, kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään Googlen palvelimille ja tallennetaan niille, eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle. Google käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka käytät verkkosivustoa, verkkosivuston aktiivisuuden raporttien koostamiseen verkkosivuston operaattoreille sekä muiden verkkosivuston aktiivisuuteen ja internetin käyttöön liittyvien palveluiden tarjoamiseen. Google voi myös välittää näitä tietoja kolmansille osapuolille, mikäli laki tätä vaatii tai kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä IP-osoitettasi mihinkään muihin Googlen hallinnoimiin tietoihin. Käyttämällä verkkosivustoa hyväksyt, että Google käsittelee sinua koskevia tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Tämä verkkosivusto käyttää HubSpot -markkinointiautomaatiojärjestelmää. HubSpot käyttää evästeitä kerätäkseen tietoja siitä, kuinka käyttäjät käyttävät sivustoamme. Käytämme näillä evästeillä kerättyjä tietoja raporttien koostamiseen, apuna sivuston parantamisessa sekä markkinointimme tukena. HubSpotin tietosuojalauseke on nähtävillä tästä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit, työntekijän itse sopimuksella luovuttamat tiedot sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä palvelua yhdessä tuottavien sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä pysyvästi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Raami Nordic Oy Ab voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella olevissa maissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja.

Teemme kaikkien toimijoidemme kanssa sopimukset, joihin liitetään DPA (Data Protection Agreement).

Raami Nordic Oy:n käyttämiä käsittelijöitä:

Palveluna Oy – www.palveluna.fi
Hubspot Inc. – www.hubspot.com
Tilitoimisto Angelma-Mäkelä Oy – www.angelma-makela.fi
Google – www.google.com
Facebook – www.facebook.com
LinkedIn – www.linkedin.com
Twitter – www.twitter.com

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan Rekisterinpitäjä ja Rekisterinpitäjän erikseen nimeämät henkilöt. Ainoastaan Rekisterinpitäjällä ja hänen nimeämillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Rekisterin tietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

Pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Mikäli sinulle jäi kysyttävää, olethan yhteydessä!

Raami Nordic Oy Ab
Harjutie 23, 31760 Urjala, Finland

Petteri Huhtala
petteri.huhtala@raami.fi
www.raami.fi